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REUNIONES

Lo de hoy, más que un post, es una invitación a reflexionar sobre nuestro día a día, en el que siempre están presentes las reuniones; os invito a leerlo;

Las reuniones en el día a día existen y forman parte del flujo de actividad de la empresa, en ellas discurre la información y se toman decisiones clave para pasar a la acción; pueden ser en grupos, de sólo dos personas, con equipos interdepartamentales, con clientes, proveedores,.. se pueden convocar para pensar, discutir, decidir, demoler, para decretar, para hacer ostentación de poder,.. pueden ser con antiguos conocidos, personas que acabamos de conocer, por vía tradicional, por Skype, por videoconferencia, ..pueden ser rutinarias, planificadas, espontáneas…en el pasillo, en una sala previamente reservada, en la máquina del café…y seguro que se os ocurren muchas más variaciones.

Las reuniones forman parte de la función directiva, tanto, que raro es el día que no tenemos, al menos una de ellas ;  clave para la toma de decisiones que determinarán los hechos futuros y el porvenir de la empresa.

Además, hoy en día, en que se impone el trabajo en equipo y el pensar en grupo para conseguir un fin concreto, los equipos han de reunirse como forma de mantener la identidad, dilucidar cómo va la evolución del trabajo y situarse en la globalidad de la organización.

PERO, ¿quién no ha asistido a alguna reunión improductiva? ¿Quién no ha escuchado una historia sobre lo tediosa que ha resultado y la pérdida de tiempo que ha supuesto, sin ninguna conclusión que nos llevara a la acción, o, peor, con la única conclusión de tener otra reunión?

No debería olvidarme de las reuniones periódicas, un auténtico peligro cuando se pierde el sentido de por qué se celebran y con qué fin, nadie las pone en tela de juicio y actúan más como reunión social, terapia o escaqueo; a veces, sí tienen objetivos pero estos son fácilmente alcanzables de otras formas con lo que ¿es necesaria la reunión?¿merece la pena el gran coste que supone?

Los motivos de una mala reunión normalmente, no son un gran misterio: puede ser que fuera innecesaria (podía tratarse de un asunto fácilmente solucionable por otra vía, ya que no necesitara discusión), que se celebrara por un motivo inadecuado (directivos que quieren que les apoyen en una decisión ya tomada, sin motivo concreto y claro de forma que las personas no tenían claro su papel , o no eran las personas indicadas al tipo de discusión requerida, o que se celebren a los 5 minutos de la hora de salida ….así, nadie está en disposición de participar, escuchar y ser creativo.

He comentado el caso de lo negativo en las reuniones, pero también seguro habréis asistido a muchas reuniones exitosas, habiendo salido de ellas con la sensación del éxito reconfortante (sobre todo, si el tema que se trataba era espeso, nos había llevado trabajo y creíamos que no lo controlábamos), y con la confianza de que el mundo no se enfrenta a nosotros de la forma hostil en que nos habíamos imaginado, con el coraje restablecido y con ganas de seguir trabajando en cuanto volviéramos a nuestra mesa.

¿y qué determina que una reunión sea exitosa? ?¿qué hace que salgamos reforzados o , al revés, con todo el trabajo echado por tierra pero con vitalidad para orientarlo por el camino adecuado?

En mi opinión, antes de la reunión es necesario que el objetivo esté claro para todas las personas y que todos seamos conscientes de que nuestra actitud vá a influir en el resultado de la reunión, durante ,es necesario que sea bien dirigida para evitar situaciones de frustración y confusión en los integrantes y, después de ella, la certeza del éxito es que de ella se deriven acciones, lista de tareas claras, fechas, …quizá el haber concretado el trabajo a realizar o incluso el cambiar la orientación…pero es un tema abierto y seguro que cada persona tiene experiencias diversas..

¿Qué opináis vosotros?

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